Complexe Physio Mouvement Santé

Règles de confidentialité

POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DE CONFIDENTIALITÉ

CONTEXTE

L’équipe de professionnels et membres du personnel de Complexe Physio-Mouvement-Santé inc.
(ci-après le « Complexe Physio Mouvement Santé ») accorde une grande importance à ses clients, employés et fournisseurs, de même qu’à l’utilisation et la gestion de tous les renseignements personnels pouvant les concerner. C’est ainsi que le Complexe Physio Mouvement Santé a procédé à la mise en place d’une Politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité (ci-après la « Politique ») de façon à encadrer la protection des renseignements personnels et des informations relatives à la vie privée.

OBJET

La présente Politique a pour objet d’encadrer la collecte, l’utilisation, ainsi que la communication des renseignements personnels des clients, employés, fournisseurs et utilisateurs du site web www.readaptationsante.com (ci-après le « site web ») du Complexe Physio Mouvement Santé. Cette Politique adresse la façon dont vos renseignements personnels sont protégés. Nous nous assurons que nos pratiques en matière de respect de vos renseignements personnels demeurent conformes à la législation en vigueur, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi qu’aux autres dispositions législatives et règlements applicables.

Notons également que les obligations déontologiques de nos professionnels prévoient des règles en matière de confidentialité des informations de même que des règles concernant la tenue de dossier et les délais de conservation des dossiers. Ces différentes obligations, lorsqu’applicables, ont préséance sur les règles prévues par la présente Politique.

Enfin, cette Politique vise à énoncer les méthodes et les moyens mis en place pour respecter le cadre législatif applicable aux renseignements personnels et à la confidentialité des informations que le Complexe Physio Mouvement Santé obtient de ses employés, clients et fournisseurs.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de l’exécution des services ou du mandat qui nous est confié ou lorsque vous naviguez sur notre site web, remplissez un formulaire ou envoyez un courriel à notre équipe, Complexe Physio Mouvement Santé peut colliger ou requérir des renseignements qui permettent de vous identifier personnellement. Selon la loi, est un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier. Afin de permettre l’exécution des services et en conformité avec la présente Politique, vous acceptez la collecte et l’utilisation des renseignements personnels.

Lorsque vous fournissez vos renseignements personnels, vous consentez à ce qu’ils puissent être utilisés aux fins mentionnées ci-dessous, dans la section « Utilisation des renseignements » et à ce que Complexe Physio Mouvement Santé en soit le détenteur autorisé. Nous pouvons utiliser, de temps à autre, ces renseignements pour communiquer avec vous.

Lors d’une prise de rendez-vous téléphonique et afin de traiter votre demande, seuls les renseignements personnels nécessaires seront recueillis. Les renseignements que vous nous aurez fournis pourront être communiqués au personnel du Complexe Physio Mouvement Santé dans la mesure où l’information concernée est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Le Complexe Physio Mouvement Santé a requis de son personnel la signature d’un engagement de confidentialité, lequel prohibe l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels obtenus dans le cadre de leurs fonctions. Les professionnels de notre équipe sont quant à eux visés par le secret professionnel et les autres règles déontologiques applicables à leur situation.

AUTRES RENSEIGNEMENTS

Nous pouvons recueillir des renseignements qui ne peuvent pas vous identifier personnellement, notamment l’heure et la date de votre visite sur notre site web, l’adresse IP de votre ordinateur, le lien à partir duquel vous accédez à notre site web, les pages que vous visitez, ainsi que le type de navigateur et le système d’exploitation que vous utilisez.

Nous pouvons également utiliser des témoins (cookies), lesquels sont des éléments d’information que notre serveur stocke sur le disque dur de votre ordinateur par l’intermédiaire de votre navigateur. Vous pouvez désactiver les témoins en réglant adéquatement les paramètres de votre navigateur. En particulier, nous utilisons des témoins qui permettent :

  • de gérer l’authentification des utilisateurs;
  • de mesurer les statistiques de notre site web et de définir l’auditoire et le public cible;
  • d’améliorer votre expérience de navigation, via l’utilisation de fenêtres contextuelles;
  • d’enregistrer vos préférences.

Nous pouvons utiliser l’outil d’analyse d’audience Google Analytics pour obtenir des statistiques démographiques sur les visiteurs de notre site web et des statistiques sur leurs habitudes de navigation. Nous pouvons également nous servir de ces données pour mieux comprendre leur comportement ou améliorer la structure de notre site web. De plus, Google Analytics nous permet d’établir le profil de nos auditeurs actuels ou potentiels, de façon à améliorer notre offre de produits et services. Pour collecter des renseignements anonymes et produire des rapports de statistiques, Google Analytics peut utiliser des témoins, mais sans vous identifier personnellement.

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons également utiliser les outils publicitaires Google AdWords et Facebook Ads pour promouvoir nos produits et services sur le moteur de recherche ainsi que pour augmenter le trafic vers notre site web. Ces outils utilisent des témoins et autres technologies pour effectuer le suivi et l’analyse des données, évaluer la popularité du contenu, mieux comprendre les activités en ligne des internautes et publier des annonces publicitaires ciblées (qui tiennent compte notamment des centres d’intérêt, des visites de sites ou des données démographiques). La façon dont nous utilisons Google AdWords et Facebook Ads nous permet d’adapter nos pratiques marketing pour mieux répondre aux besoins de notre clientèle et afficher des annonces qui, selon le Complexe Physio Mouvement Santé, sont susceptibles de l’intéresser

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

Nous utilisons vos renseignements personnels conformément à la législation présentement en vigueur au Québec en matière de protection des renseignements personnels et aux seules fins mentionnées dans cette politique, notamment aux fins suivantes :

  • Fournir et maintenir notre site web, y compris surveiller son utilisation;
  • Assurer l’exécution d’un contrat de services en rendant les services demandés, en plus d’accomplir tout acte, service, document directement ou indirectement requis par le contrat de services ou par les services rendus;
  • Communiquer avec vous par courrier électronique, téléphone, message texte ou autres formes équivalentes de communication électronique ou sous forme de communications informatives liées aux fonctionnalités, services contractuels, y compris les mises à jour de logiciels ou de sécurité, lorsque cela est nécessaire ou raisonnable pour leur mise en œuvre;
  • Recueillir des statistiques et obtenir des renseignements sur les utilisateurs du site web;
  • Vous communiquer des nouvelles, offres spéciales et informations générales sur d’autres services et événements que nous proposons et qui sont similaires à ceux que vous avez déjà achetés ou à propos desquels vous vous êtes renseigné, à moins que vous ayez choisi de ne pas recevoir de telles informations;
  • Réaliser l’analyse des données, l’identification des tendances d’utilisation, la détermination de l’efficacité de nos campagnes promotionnelles, l’évaluation et l’amélioration de nos services et de nos initiatives de marketing;
  • Effectuer des paiements et procéder à la facturation d’honoraires ensuite communiqués aux prestataires de services financiers, le cas échéant, car vos informations de paiement ne sont pas stockées dans nos bases de données ou nos propres serveurs, et ces informations sont enregistrées et recueillies par les prestataires de services financiers, le cas échéant;
  • Personnaliser automatiquement vos documents avec vos coordonnées ou renseignements personnels;
  • Prévenir et combattre la fraude par carte de crédit ou autre par l’entremise de nos fournisseurs de services financiers tiers, le cas échéant, ce qui peut exiger l’utilisation de vos renseignements personnels;
  • Utiliser le numéro de téléphone que vous nous avez fourni si nous soupçonnons que les informations relatives à la carte de crédit du titulaire ont été compromises ou utilisées de manière frauduleuse;
  • Parvenir à d’autres fins ayant ultimement comme objectif de vous offrir un service de qualité, personnalisé et adapté à votre situation, de façon à optimiser votre expérience en tant que client de Complexe Physio Mouvement Santé;

PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS

À moins d’obtenir votre consentement spécifique écrit ou de circonstances précises prévues par la législation en vigueur, aucun de vos renseignements personnels ne sera divulgué à des tiers par Complexe Physio Mouvement Santé. En aucun cas, le Complexe Physio Mouvement Santé partage, vend ou échange vos renseignements personnels (nom, prénom, adresse, téléphone, adresse courriel). Il en est de même pour les informations recueillies lors d’une visite.

Nous pouvons utiliser, dans le cadre de nos activités, diverses solutions informatiques, y compris pour rendre accessible notre site web et vous permettre d’y saisir de l’information, pour assurer le stockage numérique et infonuagique (cloud) de nos informations commerciales, configurer, administrer, entretenir et réparer nos serveurs et nos postes de travail, gérer nos relations avec notre clientèle, effectuer de la publicité en ligne, réaliser des transactions bancaires avec notre clientèle, dont des paiements et des remboursements, effectuer la tenue de nos livres comptables et préparer les états financiers du Complexe Physio Mouvement Santé, réaliser des audits ou des vérifications et tout autre service requis pour exercer nos activités commerciales.

Ce faisant, vos renseignements personnels sont stockés dans nos bases de données (y compris par stockage local), les bases de données d’entreprises affiliées ou les bases de données gérées par des tiers fournisseurs de services. Ces fournisseurs sont situés au Canada et peuvent aussi être situés à l’étranger, y compris aux États-Unis, notamment quant à l’hébergeur de notre site web. Ces données seront automatiquement transférées vers ces bases de données, en conformité avec la législation applicable. En naviguant sur notre site web, vous consentez à de tels transferts transfrontaliers de renseignements personnels aux États-Unis et dans d’autres territoires.

Nous nous efforçons de veiller à ce que les renseignements personnels que nous transmettons au Canada et hors du Canada, via nos partenaires, soient adéquatement protégés. Nous veillons à ce que nos partenaires utilisent des mécanismes de protection de confidentialité et de sécurité au moins aussi performants et sécuritaires que ceux que nous utilisons.

Malgré la présente Politique, toute organisation, clinique, employeur, assureur ou organisme gouvernemental ayant des liens d’affaires avec le Complexe Physio Mouvement Santé demeure responsable de conserver tous les éléments requis au dossier médical électronique des clients (usagers/patients), de leur organisation ou clinique conformément aux lois et aux règlements en vigueur. Le Complexe Physio Mouvement Santé s’engage à conserver les données des clients aussi longtemps que ces tierces parties le requièrent. Sur présentation d’une demande écrite d’une tierce partie ayant des liens d’affaires avec le Complexe Physio Mouvement Santé, cette tierce partie s’engage à effacer les données concernées de ses clients.

VOS DROITS QUANT AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Conformément aux lois applicables, vous disposez d’un droit d’accès, de portabilité, de rectification ou d’effacement de vos renseignements personnels, ainsi qu’un droit de retrait du consentement à certaines utilisations desdits renseignements.

A) Droit d’accès

Vous pouvez avoir accès en tout temps aux renseignements personnels recueillis à votre sujet par le Complexe Physio Mouvement Santé. Cette demande doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse info@readaptationsante.com.

En ce qui concerne le dossier médical du client (usager/patient), le Complexe Physio Mouvement Santé traite la demande d’accès ou demande de copie de dossier en conformité avec les règles déontologiques applicables et les restrictions prévues, le cas échéant.

B) Droit à la portabilité

Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur. Chaque demande faite à cet effet doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse info@readaptationsante.com.

Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour donner suite à votre demande, étant toutefois entendu que des difficultés pratiques sérieuses peuvent limiter notre capacité à y donner suite.

C) Droit de rectification

Vous avez le droit, si nécessaire, de faire modifier, supprimer ou restreindre vos renseignements personnels. La demande doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse info@readaptationsante.com.

Veuillez noter que nous pouvons rectifier, reconstruire ou supprimer des renseignements incomplets ou inexacts à tout moment, à notre propre discrétion. Vous avez le droit d’obtenir de notre part, dans un délai raisonnable, la rectification des renseignements personnels inexacts. Vous avez le droit, en tenant compte des finalités du traitement, de compléter des renseignements personnels incomplets, notamment en fournissant une déclaration supplémentaire.

D) Droit au retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels à tout moment. Dans ce cas, s’il n’y a pas d’intérêt légitime à poursuivre le traitement de vos renseignements personnels (p. ex., pour respecter nos obligations juridiques, résoudre des litiges, mettre en œuvre nos accords, etc.) et que lesdits renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la finalité initialement poursuivie, nous supprimerons vos renseignements personnels. Chaque demande doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse info@readaptationsante.com. En outre, vous avez le droit d’obtenir de notre part la suppression de vos renseignements et nous nous engageons à supprimer vos renseignements personnels dans un délai raisonnable. Vos données d’utilisateur en tant que client seront supprimées dans un délai raisonnable suivant la fermeture de votre compte. Toutefois, le retrait de votre consentement pourrait mettre fin à notre prestation de services dans les cas où nous ne sommes plus en mesure d’accomplir adéquatement notre mandat. Vous reconnaissez que certains renseignements personnels fournis dans le cadre d’une prestation de services doivent être conservés au dossier, en respect des règles déontologiques applicables.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Le Complexe Physio Mouvement Santé applique des mesures de sécurité raisonnables dans le but d’assurer la protection des renseignements personnels recueillis. Les renseignements personnels conservés électroniquement sont sauvegardés dans des banques de données confidentielles sur des serveurs hautement sécurisés. Le Complexe Physio Mouvement Santé évalue régulièrement ses procédures de sécurité, ainsi que ses équipements, et fait les ajustements nécessaires au besoin.

Nous conservons les renseignements aussi longtemps qu’il est nécessaire pour fournir les services demandés par nos clients et d’autres parties, résoudre les litiges et mettre en œuvre nos accords, et ce, sous réserve de toute obligation juridique de conserver plus longuement ces informations. Les renseignements associés à votre compte sont généralement conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires à la prestation de nos services, jusqu’à ce que nos obligations déontologiques aient été remplies, ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer ou que votre compte soit supprimé, selon la première éventualité. Ils sont ensuite détruits de façon sécuritaire. Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment en envoyant une demande à cet effet à l’adresse info@readaptationsante.com. Nous pouvons conserver les renseignements des comptes supprimés afin de nous conformer à la loi, empêcher la fraude, résoudre des litiges, régler des problèmes, aider aux enquêtes et prendre d’autres mesures autorisées par la loi. Les renseignements que nous conservons seront traités conformément à la présente Politique.

PROCÉDURE DE PLAINTE

Si vous avez une plainte à formuler concernant l’application de la présente Politique, vous pouvez la transmettre par écrit à l’adresse info@readaptationsante.com., en vous adressant au responsable de la protection des renseignements personnels indiqué ci-dessous.

MODIFICATION

Le Complexe Physio Mouvement Santé se réserve le droit en tout temps de modifier la présente Politique, et ce, sans préavis. Nous vous invitons à consulter fréquemment cette Politique.  

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour toute information relative à cette Politique, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels du Complexe Physio Mouvement Santé, soit Madame Marie-Josée Lalonde, présidente, au 450-375-2150.

Dernière révision : 18 septembre 2023